ایمیل‌ها در این روزها، بسیار مهم هستند و بخش قابل‌توجهی از ارتباطات روزانه‌مان را تشکیل می‌دهند. بنابراین، نوشتن ایمیل جذاب، یکی از تکنیک های ارتباط با مخاطب موردنظر است.
یک مطالعه بر روی حدود ۱ میلیون ایمیل که با مشارکت مایکروسافت انجام شد، نشان می‌دهد که هر کارمند به طور میانگین ۲۸ درصد از روز کاری خود را بر روی ایمیل‌ها صرف می‌کند.
اما با توجه به اینکه ایمیل‌ها چقدر ضروری هستند، آیا کسی تا به حال به شما یاد داده که چگونه یک ایمیل جذاب بنویسید؟
1. ایجاد تاثیر مثبت در خواننده
موضوع ایمیل فرصتی مناسب برای ایجاد تاثیر مثبت روی گیرنده است. طبق تحقیقات موجود، سه چیز باعث می‌شوند یک موضوع ایمیل مؤثر باشد:
باید کوتاه باشد.
برای انجام دادن کاری با گیرنده ارتباط برقرار کند.
با آشنایی با گیرنده ارتباط برقرار کند.
برای این موضوع، عناوینی به 300 نفر داده شد تا بررسی شود که آنها کدام عنوان ایمیل را زودتر باز می کنند.
A. اظهارنامه 1402/3/25
B. ممنون که ایمیل من را می خوانید.
C. دیدار فردا، لطفاً پاسخ دهید!
D. سلام!
اگر گزینه C را انتخاب کردید، درست است! این گزینه با ۴۷ درصد رأی، برگزیده بود. گزینه دوم، یعنی D، با ۲۰ درصد رأی در رتبه دوم قرار گرفت.
پس عناوینی که برای انجام دادن کاری، با خواننده ارتباط برقرار می کند، می تواند باعث شود تا خواننده، ایمیل ما را سریع تر بخواند.
2. رنگ و لعاب و احساسات را در ایمیل خود افزایش دهید.
ایمیل‌های ما با رنگ سیاه و سفید نوشته می‌شوند، بنابراین ممکن است از نظر مخاطب، کسل‌کننده به نظر برسند، همچنین ارسال افکار خود در ایمیل کمی شبیه به صحبت کردن بدون استفاده از بدن، صدا و چهره است. پس چگونه می‌توانیم احساس و رنگی را به آنها ببخشیم؟
با استفاده از انواع مختلف نشانه‌گذاری و شکلک‌ها. به عنوان مثال، همین جمله را به سه روش مختلف نوشته‌ایم. کدام یک را جذاب‌تر می بینید؟
A. عزیزم، ازت ممنون بابت دیدارت.
B. ممنون که سر زدی!
C. سلام واقعاً خوشحالم که میبینمت 🙂
نشانه‌گذاری‌ها و شکلک‌ها، نوعی زبان بدن دیجیتال هستند، که با استفاده از آنها می توانیم نشان دهیم که ما چه احساسی داریم، حتی اگر فقط داریم یک ایمیل می‌نویسیم. و اگر می‌خواهید کاملاً در این زمینه به خلاقیت بپردازید، می توانید یک GIF اضافه کنید.
سوالی که در اینجا پیش می آید، این است که آیا همیشه باید به ایمیل‌های کاری تان یک شکلک یا GIF اضافه کنید؟ البته که نه. زبان بدن دیجیتال را مثل ادویه‌ها و افزودنی‌ها در دستور طبخ ایمیل خود تصور کنید – به تعبیری، بسته به موقعیت و نوع ایمیلی که ارسال می‌کنید، باید از آنها استفاده کنید.
3. متن ایمیلتان، خوانایی بالایی داشته باشد.
اینکه ایمیل‌هایتان را به چه صورت سازماندهی کنید و اینکه چگونه آنها را می نویسید، می‌تواند تأثیر فراوانی در خواندن آنها داشته باشد.
از فرمت بندی مناسب استفاده کنید، ایجاد پاراگراف‌های کوتاه و روان، استفاده از عناوین و زیرعناوین برای جدا کردن بخش‌ها، استفاده از نقل قول‌ها و نشانه‌گذاری مناسب برای تمرکز بر نکات کلیدی، از عواملی است که به خوانایی بیشتر متن شما کمک می کند.
همچنین، در نظر داشته باشید که مردم ایمیل ها را سریع می خوانند، بنابراین، متن خود را جامع بنویسید، و از نوشتن اطلاعات غیرضروری یا بی‌مورد، اجتناب کنید. همچنین تمرکز خود را بر اصل موضوع نگه دارید و به گیرنده بگویید که چه کاری باید انجام دهد یا چه اطلاعاتی را باید ارائه دهد.
4. استفاده از نام خواننده در لحظات مهم
تصور کنید چه می شد اگر یک کلمه جادویی را می‌شناختید که می‌توانستید در ایمیل خود قرار دهید و به طور فوری توجه هر فردی در جهان را جلب کنید.
باید به شما بگویم که شما این کلمه جادویی را از قبلاً می‌دانید؛ این نام شخصی است که به آن فرد ایمیل می‌کنید.
دیل کارنگی یکبار نوشت نام یک فرد، شیرین‌ترین و مهم‌ترین صدایی است که برای هر فردی در هر زبانی وجود دارد.” او این را تقریباً صد سال پیش نوشت، اما من باور دارم که کلمات او هنوز هم اعتبار دارند.
اگر در لحظات مهم از نام فرد استفاده کنید، احتمال جذب مخاطب را بالاتر می‌برید. به عنوان مثال، هنگامی که در ایمیل خود یک درخواست مهم از خواانده دارید، با نام گیرنده شروع کنید. علاوه بر این، تحقیقات نشان می‌دهد که اشاره به نام یک شخص دیگر که گیرنده آن را می‌شناسد، به طور قابل توجهی احتمال اینکه خواننده به ایمیل شما پاسخ دهد، بیشتر می شود.
مهم این است که نسبت را رعایت کنید. اکنون که لیستی از مواد پیشنهادی برای ارسال ایمیل دارید، مطمئن شوید که از آنها به میزان صحیح استفاده کنید. از این پس، تلاش کنید پس از نوشتن هر ایمیل مهمی، تصویر شخصی که به آن ایمیل نوشته‌اید را در ذهن خود تصور کنید و احساس او را از ایمیلتان تصور کنید.
5. موضوعات مهم را در آخر متن ایمیلتان بنویسید.
به یاد داشته باشید که استیو جابز همیشه تا آخرین قسمت از ارائه‌های خود صبر می‌کرد تا جذاب‌ترین محصولاتی که معرفی می‌کرد را نشان دهد؟ او معمولاً می‌گفت:”یک چیز دیگر” و بعد، آیفون جدیدی را از جیبش بیرون می‌آمد.
چرا خودتان هم از این تکتیک استفاده نکنید؟ اگر یک مورد مهم برای گفتن دارید یا خواسته‌ای از گیرنده خود دارید، سعی کنید آن را در قسمت های پایانی ایمیلتان قرار دهید. این موضوع، می‌تواند بسیار قدرتمند باشد؛ زیرا این، آن چیزی است که در ذهن خواننده می ماند.
